Byl to interní systém vyvíjený na míru, nástroj, se kterým firma začínala podnikat. A dlouho dělal přesně to, co bylo potřeba. Vznikal organicky: objevil se požadavek, software se mu přizpůsobil, udělala se klička a pracovalo se dál. Ta pružnost byla zpočátku obrovská výhoda.

Pan Peřina začínal s pár položkami. Postupně jsme jich měli deset tisíc a to už je úplně jiná disciplína. Já jsem do firmy přišel s jinou zkušeností a viděl jsem, kde systém naráží.

Potřebujete znát skladovou zásobu, obrátku produktů, přehled o akcích a o cenách. Chcete data, ze kterých se dá efektivně řídit velkosklad i cenotvorba. A to už byly na ten systém příliš sofistikované dotazy.

K tomu přišla i otázka udržitelnosti. Řešení v zásadě stálo na jednom autorovi, který se blížil důchodu. Pro firmu, která chce dál růst, je to slabé místo, potřebovali jsme řešení, za kterým stojí stabilní tým a které poroste s námi.

Dlouho se pracovalo stylem papír–tužka, později jsme zkoušeli něco přes PDA. Posun přišel s Ordisem 1, obchodník mohl zákazníkovi ukázat obrázek produktu, prezentovat sortiment profesionálněji. To byl velký krok.

Pořád to ale byla offline práce. Data nebyla živá a bylo jasné, že pokud chceme růst dál, potřebujeme jít o úroveň výš, k řešení, které je provázané a online.

Dali jsme si na výběru záležet. Ptali jsme se partnerských velkoobchodů, dívali se i na konkurenční řešení včetně Heliosu. Klíčové pro nás bylo, aby měl systém stavebnicový charakter, abychom ho mohli rozšiřovat, jakmile se ukáže potřeba, a nebyli zavření v něčem uzavřeném.

A pak rozhodla variabilita. Sofix má v základu logiku Excelu, na kterou se dá navázat. Pro tým, který je zvyklý pracovat s tabulkami, to byl rozhodující argument. K tomu jsme měli dobrou zkušenost s Ordisem a měnit ho nechtěli, Sofix tu návaznost přirozeně doplnil.

Měli, a docela konkrétní. Byli jsme zvyklí na velmi prozákaznického dodavatele, který hledal řešení a všechno trpělivě vysvětloval. Báli jsme se zavázat něčemu, co by mohlo finančně neúměrně růst, to slýcháte od kolegů z branže poměrně často.

Proto jsme chtěli co nejpřesnější představu o ceně a absolvovali dvě až tři konzultace. Potřebovali jsme do detailu vědět, jak to funguje a na čem to stojí. Rozhodovalo i to, jak je zpracovaná nabídka a jak se k vám dodavatel chová.

Nebyla to jednoduchá cesta a je férové to říct. Příprava trvala zhruba rok. Nejdřív jsme namodelovali provoz, kde všude původní řešení naráželo, proč neumožňovalo individuální ceníky nebo trasy. Přesně jsme věděli, co má být na výstupu.

Nejtěžší byl souběh starého a nového systému. Nutíte lidi pracovat ve starém a zároveň se soustředit na nový. K tomu se přidaly okolnosti, které nenaplánujete, v náročném období jsem byl zdravotně indisponován a hodně tíhy leželo na jednotlivcích. Hektické to bylo, ale tým to ustál.

Úleva přišla v rámci předvánočního prodeje. To je nejnáročnější období roku a systém fungoval přesně tak, jak jsme potřebovali. Tehdy jsem si řekl: tohle drží.

Pomohly tři věci dohromady, jasně určená koordinační role, detailní metodika procesů a lidé, kteří se změny nezalekli. Jakmile pochopíte procesy, tak víte. Sofix je intuitivní, takže lidé nakonec neměli přehnaný strach.

Že největší výzvou nakonec nebyl software, ale změna návyků lidí. Technologii nasadíte, otestujete a doladíte. Změnit zaběhnuté zvyklosti celého týmu je práce na delší trať a právě ona rozhoduje o tom, jestli se přínosy opravdu projeví.

Hodně se toho zautomatizovalo. Doklady drží jasnou linku, od objednávky přes expedici po fakturu, takže se kdykoli dá dohledat, proč a jak doklad vznikl. Fakturantovi to výrazně ulehčilo život. Dřív se fakturovalo od deseti do dvou, dnes to samé zvládneme za hodinu.

Velký posun je tvorba objednávky z Optisu. Nákupčí vidí vývoj prodejů za libovolné období, rozliší jednorázový výkyv od trendu a rovnou si dělá analýzu. Objednávka, která dřív trvala hodinu, je dnes hotová do deseti minut a stojí na reálných datech. Čtení dat je prostě někde úplně jinde.

A pak je tu sklad. WMS upozorní na problém v místě jeho vzniku, takže dvojí kontrola odpadla. Příjem zboží se nedá srovnat, sklad vidí, co očekává, co nepřišlo i jestli na něco nezapomněl.

Ordis 1 byl offline, data nebyla živá. Ordis 2 to změnil. Obchodník v terénu vidí, co je na cestě, kde roste zájem o produkt, má po ruce historii objednávek. Když se cokoli změní, třeba v cenotvorbě, projeví se to okamžitě, ne až za 24 hodin. Objeví chybu a hned ji má správně.

Nebudu zastírat, že v úvodu to někteří viděli jako velký problém. Ale po čtvrt roce běžné práce sami uznali, že je to velký posun. Pořád máme co zlepšovat, třeba šablony objednávek, které starý Ordis uměl a obchodníkům chybí a počítáme s tím v dalším rozvoji.

Některé procesy bychom srovnali do standardu dřív a méně bychom si dovolili řešení ohýbat „protože to tak chceme". Míň bychom odkládali ostrý start, dlouhé odkládání spíš ubíralo na sebejistotě. A některým týmům bychom věnovali víc času na zaškolení a předem o změně informovali i zákazníky.

Ale kdybyste se zeptal, jestli bychom do toho šli znovu, tak ano. Pokud firma roste a cítí, že ji současný systém brzdí, nemá smysl změnu odkládat. Čím dřív se začne připravovat, tím líp zvládne další růst.